Mindenkinek van emléke az első munkanapról, bármilyen helyen is dolgozott. HR integráció, bemutatkozás a kollégáknak, ismerkedős kávézás a konyhában, az első közös ebéd. Az ember megismeri a közvetlen kollégáit, megkapja az első feladatait, majd hazafelé menet a buszon elmeséli az első napját az anyukájának/legjobb barátjának. De mi a helyzet akkor, ha ez az egész folyamat felborul és az online térben történik meg, mert a koronavírus közbeszólt?
Vihar előtti csend
Már hetekkel ezelőtt sikerült megtalálni az új kollégánkat, akit a cég kreatív és alkotói folyamatainak kezelésére vettünk fel, tehát előnnyel indultunk, hiszen az interjúkat még személyesen meg tudtuk tartani. Egy belső hang már akkor megsúgta -hiszen a járványhelyzet kezdett eszkalálódni -, hogy jobb lesz minél hamarabb végigmenni a kiválasztási folyamatokon.
Az előkészületek
Az előkészületeket a szokásosnál is jobban át kellett gondolnunk, hiszen tudtuk, hogy nem lesz olyan opció, hogy ’várj odagurulok melléd és megmutatom a gépeden’. Heti beosztást írtunk, sorba véve az összes aktuális ügyfelet és a hozzájuk tartozó feladatokat. Minden ügyfélnél végig gondoltuk, hogy van-e például aktuális brand book, social media irányelv, amit követni kell. Mindegyik ügyfél mellé támogatást is kapott egy másik kolléga személyében, aki videóhíváson keresztül segítette szükség esetén. Ezeket az alap információkat elkezdtük az új kolléga mappájába rendezni, hogy az első napján már minden olyan anyag előtte legyen, melyek létfontosságúak lesznek a munkája során.
Az első nap
Nálunk bevett szokás, hogy minden új belépő kap egy virtuális könyvet, amiben minden fontos információt megtalál a cégről, a csapatról és az ügyfelekről. Tulajdonképpen ez egy digitális bevezető, ami hozzájárul a könnyű integrációhoz. Persze a könyv mellé mindig jár pár apróság is (egy üdvözlő kártya és az első napi kávé adag), azonban ezt most egy virtuális videó meetingre cseréltük.
Az első hét
A hét egy közös, teljes csapatos kick-off videó hívással kezdődött, kárpótolva az egyébként szokásos személyes beszélgetéseket az irodában. Volt olyan kolléga, aki egyelőre csak ilyen formában találkozott az új csapattagunkkal. Furcsa érzés lehet egyik napról a másikra, anélkül, hogy kimozdulnánk a lakásból, egy új munkaközösség tagjává válni, ezért a folyamatos támogatást nem csak írásos köntösben, hanem főként videós formában igyekeztünk megadni. Minden nap kombináltuk a feladatokat: az ügyfelek megismerése és ezek mentén már statikus és videós tartalmak készítése. Az ügyfelek megismerése gyorsan zajlott, az előzetes terv szerint már a hét közepére sikerült is minden tartalmi főszabályt átvenni. A hetet úgy zártuk, hogy mindenki megbizonyosodott róla: a következő hetet magabiztosan tudjuk kezdeni, hiszen az online integrálás sikeres volt.
A tanulságok
Teljesen mindegy, hogy online vagy offline integrálunk valakit, az első napok befolyása nagyban meghatározza a munkavállaló jövőjét a szervezetben és a hozzáállását a munkához. Az első pillanattól kezdve lényeges, hogy a csapat fontos tagjaként érezze magát. Kis cégnél ez könnyebben megoldható, nagyobb cégnél valamivel nehezebb, de az integrációért minden esetben a közvetlen felettes és a csapat a felelős. Hosszú távon érdemes kijelölni az új kolléga mellé egy mentort, aki nem a közvetlen felettes, és bármikor segítséget lehet tőle kérni. A folyamatos támogatást nemcsak az első héten, hanem ezek után is mindenképpen érdemes megtartani, sőt, a közös ötletelés megtartása mankó lehet a szervezet összes tagjának. Ha pedig túlvagyunk a napi feladatokon, ne feledkezzünk meg a munkán kívüli beszélgetésekről sem, hiszen normál esetben akár együtt is villamosozhatunk hazafelé az új kollégával, amikor valószínűleg megkérdezzük, hogy mit csinál szabadidejében, melyik a kedvenc filmje és hogyan érzi magát nálunk az első hét után.
