A napi, heti, havi rutin feladatok mellé egy ügynökség élete sokszor egészül ki olyan nagyobb ívű projektekkel, melyek összetettebb koordinálást igényelnek. Ilyenkor hasznos, ha rendelkezünk projektmenedzsmenti tapasztalattal, így a munka sokkal hatékonyabban tud zajlani minden szereplőnél, aki a projektben részt vesz.
Alakítsd ki a feladat -és felelősségi köröket
Amikor egy projekt elkezdődik, már az elején érdemes tisztázni az összes feladatot és azoknak felelősét. A projektnek legyen egy gazdája, legyenek kijelölve a csapattagok illetve ha kell, legyen egy fix tanácsadó és az alvállalkozók, partnerek listája is legyen egyértelmű minden résztvevő számára. A projektgazda, vagy projektmenedzser felel a feladatok kiosztásáért és azok gördülékeny haladásáért, a projekttagok pedig ezek alapján dolgoznak a munkafolyamatban. A tanácsadó szerepe akkor fontos, ha a projekt elakad valami miatt, vagy olyan kérdés merül fel, amiben jó, ha egy senior szakember segítséget nyújt.
Legyen tervezett határidőd és idővonalad
A feladatok tisztázása után érdemes ütemtervet készíteni, melyek meghatározzák a projekt síkját időben is. Ehhez mindenki tudja tartani magát, illetve az ügyfél számára is kiderül, hogy mikor számíthat a megrendelése végeredményére.
Vezesd a feladatokat táblázatban
Egy weboldal fejlesztése esetében rengeteg olyan apró részfeladat merülhet fel, melyek egy hosszú email folyamban elveszhetnek. Érdemes közös táblázatban vezetni minden részletet és dokumentumot (pláne ha külsős alvállalkozóval dolgozunk), melyekben tudjuk jelölni a felelősségi köröket, a határidőket, illetve azt is, ha valamelyik feladattal készen vagyunk.
Kövesd a feladatok menetét
Főleg a projektgazda feladata az, hogy kézben tartsa és következetesen utánkövesse az összes részletet, és ha hibát észlel a rendszerben, azt időben kijavítsa és segítséget nyújtson, illetve erről tájékoztassa az ügyfelet is.
Értékelj és tanulj a hibákból
Nincs olyan projekt, amiből nem lehet tanulni. A projektzárásnak mindig legyen része az értékelés, amiben minden projekttag részt vesz. Ekkor érdemes megosztani egymással a tapasztalatokat, hibákat, és összegyűjteni azokat a hasznos pontokat, melyeket a következő projektbe a hatékonyság érdekében be lehet majd illeszteni.
